Risikos von IT-Projekten minimieren: Business und IT durch Design Thinking zusammenbringen

Benjamin Roelfsema (UX/UI-Designer bei der LINKIT-Gruppe) erklärt, wie man das Risiko des Scheiterns bei einem startenden IT-Projekt minimiert, indem man Design Thinking einsetzt. “Denn wenn man das Geschäft bereits in der Vorprojektphase in den IT-Prozess einbindet, kann man ein wertvolles Produkt realisieren”, so Roelfsema.

Das Fundament eines IT-Projekts

Ein solides Fundament ist bei einem neuen IT-Projekt der Schlüssel zum Erfolg. “Eine solide Basis sorgt für einen klaren Ausgangspunkt. Daher verwenden wir bei LINKITSYSTEMS einen vierstufigen Projektansatz: Dream, Design, Develop und Drive. Vier Schritte, mit denen das Risiko des Scheiterns minimal wird.”

Er fährt fort: “Alles beginnt mit der Erkundungsphase (Dream), in der wir Kundengespräche führen, um die Vision und Probleme zu identifizieren und zu analysieren, wo die Engpässe liegen. Danach findet die Design-Phase statt, in der wir uns in den Kopf der Benutzer versetzen: Wer sind sie, wie sieht ihr Arbeitsalltag aus, an welchen Standorten arbeiten sie und was brauchen sie? Mit all diesen Fragen können wir ein Design erstellen.”

Der dritte Schritt, Develop, besteht darin, dass das Konzept vom Entwicklungsteam ausgearbeitet wird, um schließlich zum letzten Schritt zu gelangen: Drive. Das Endprodukt wird dem Kunden übergeben und von den Benutzern in Betrieb genommen, wobei LINKITSYSTEMS das Monitoring übernimmt, um eventuelle Fehler sofort zu beheben.

Entscheidende Verbindung zwischen IT und Business

IT-Projekte zielen oft darauf ab, Geschäftsprozesse zu verbessern. Ohne aktive Beteiligung von Interessengruppen wie Managern und Mitarbeitern können bei einem Projekt jedoch keine spezifischen Bedürfnisse berücksichtigt werden. “Endbenutzer (Business) spielen eine wichtige Rolle bei der Identifizierung ihrer spezifischen Bedürfnisse und der Bestimmung der Prioritäten des IT-Projekts“, sagt Roelfsema. „Darüber hinaus reduzieren Sie durch die Einbindung des Geschäfts mögliche Widerstände.”

Dies macht den zweiten Schritt im Prozess, die Design-Phase, entscheidend: Hier werden das Business und die IT wirklich miteinander verbunden. “Indem wir uns in den Benutzer hineinversetzen, wird die Situation klar und wir können eine gezielte Lösung realisieren”, sagt Roelfsema. “Wenn die Beteiligten das Gefühl haben, gehört und einbezogen zu werden, sind sie eher bereit, das Projekt zu unterstützen und sich aktiv an der Umsetzung/Inbetriebnahme zu beteiligen. Mit anderen Worten: Um ein Scheitern von IT-Projekten zu vermeiden, muss das Unternehmen ernst genommen werden. Nur so lässt sich eine unternehmensweite Unterstützungsbasis schaffen, bei der alle hinter dem Endprodukt stehen.

Lösungen im Schnellkochtopf

Eine der Methoden, um das Endprodukt mit den Nutzern in Einklang zu bringen, ist Design Thinking. “Design Thinking stellt sicher, dass Sie ein gebrauchsfertiges und benutzerfreundliches Produkt haben, das aktiv genutzt wird und den Endbenutzern ein Lächeln ins Gesicht zaubert. Denn eine superschicke Anwendung mit den neuesten Technologien hört sich zwar schön an, aber am Ende geht es darum, dass sie dem Endbenutzer wirklich hilft”, so Roelfsema.

Teil der Design Thinking-Methodik ist der von LINKITSYSTEMS angebotene Design Sprint. “Dabei handelt es sich um eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Kunden, seinen Mitarbeitern und LINKITSYSTEMS”, erklärt Roelfsema. “Über einen Zeitraum von vier Tagen wird in verschiedenen Workshops eine validierte Lösung entworfen. So kommen wir blitzschnell von der Idee zur gewünschten Lösung.”

Er fährt fort: “Am ersten Tag recherchieren wir das Problem, am zweiten Tag wählen wir den besten Lösungsprototyp aus, am dritten Tag entwerfen wir ihn und am vierten Tag lassen wir ihn von den Benutzern testen. Dies zeigt, ob die Annahmen aus den vorangegangenen Schritten richtig sind, und schafft relevantes Feedback. Das bringt uns ‘zurück’ zu einem neuen Ausgangspunkt: der eigentlichen Produktionsphase des Endprodukts, in der wir die neu geschaffenen Funktionalitäten und Ideen einbauen.”

“Dieser viertägige Zeitraum bringt den Kern des Design Thinking Frameworks auf den Punkt”, fasst Roelfsema zusammen. “Indem wir ein Produkt mit Mehrwert entwickeln, wird es auch von den Mitarbeitern (Endnutzern) angenommen. Das führt zu mehr Begeisterung, Motivation und Effizienz.”