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Wie Sie Wissensverlust vermeiden können, wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen

Moderne technologische Entwicklungen schreiten rasant voran und zwingen Unternehmen zu einem immer kritischeren Blick auf ihre IT-Landschaft. Wie geht man als Unternehmen mit Mitarbeitern um, die über das gesamte fachliche Wissen verfügen, aber plötzlich die Organisation verlassen oder in Rente gehen? Wie gefährlich ist das für ein Unternehmen? Und vielleicht noch wichtiger: Wie kann man das verhindern?

Folgen von Wissensverlust

In vielen Organisationen steckt das IT-Wissen im Kopf der Mitarbeiter. Auf den ersten Blick scheint dagegen wenig einzuwenden, denn – wie es oft heißt – „es läuft gut und wir haben keine Probleme“. Bis diese Mitarbeiter plötzlich einen anderen Job finden, in den Ruhestand gehen oder krankheitsbedingt ausfallen – dann erweist sich der Tech-Stack als zu sehr auf Einzelpersonen angewiesen.

Dick van Straaten (Director Cloud & IoT bei der LINKIT-Gruppe) sieht, dass es in der Praxis regelmäßig vorkommt. „Leider passiert dies häufig in Organisationen, die auf einer ‚altmodischen‘ IT-Infrastruktur basieren“, sagt er. „Sie unterschätzen die Risiken des Wissensverlusts und die Folgen für die IT-Landschaft. Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, führt dies oft zu einem erheblichen Verlust an technischem Know-how. Dabei geht es nicht nur um die Lösung von IT-Problemen oder die Aufrechterhaltung des Tech-Stacks, sondern es kann auch zu Projektverzögerungen, Effizienzeinbußen, Kundenverlusten oder potenziellen Sicherheitsrisiken von außen führen.“

„Sie unterschätzen die Risiken des Wissensverlusts und die Folgen für die IT-Landschaft.“

Aktiver Wissensaustausch als Schlüssel zum Erfolg

Er plädiert daher für einen aktiven Wissensaustausch. „Schaffen Sie eine Kultur, in der es normal wird, Wissen und Erfahrungen miteinander zu teilen, und fördern Sie die Nutzung interner Dokumentationen oder Wissensdatenbanken. Berücksichtigen Sie beispielsweise detaillierte Informationen zur Architektur, Infrastruktur und Konfigurationen. Stellen Sie sicher, dass die gesamte Dokumentation immer aktuell und für Kollegen leicht auffindbar ist. So können Anpassungen und Neuerungen umgesetzt werden und die Kontinuität der IT-Umgebung gewährleistet werden. Mit anderen Worten: Das Unternehmen steht nicht still.“

Auch Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil zur Vermeidung von Wissensverlusten, sagt van Straaten. „Richten Sie Lernprogramme ein, in denen erfahrene Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen an junge Talente weitergeben. Entwickeln Sie ein Umfeld, das Lernen und Wachstum belohnt, und investieren Sie in die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter, damit sie sich das gesamte Wissen aneignen, das für einen gut funktionierenden Tech-Stack relevant ist.“

Er fährt fort: „Kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung ist äußerst wichtig. Schaffen Sie eine Kultur des Lernens und der Entwicklung und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich über neue Technologien, Trends und Best Practices auf dem Laufenden zu halten. Ermöglichen Sie ihnen die Teilnahme an Veranstaltungen, Workshops und anderen Zusammenkünften, um ihr Netzwerk zu erweitern und ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.“

„Schaffen Sie ein Umfeld, das Lernen und Wachstum fördert, und investieren Sie in die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter, damit sie sich das gesamte Wissen aneignen können, das für einen gut funktionierenden Tech-Stack erforderlich ist.“

Reibungsloser Übergang durch Nachfolgeplanung

Eine weitere Lösung besteht darin, potenzielle Nachfolger für Schlüsselpositionen frühzeitig zu identifizieren. Van Straaten: „Eine Nachfolgeplanung kann dazu beitragen, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, wenn erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen aus einem anderen Grund verlassen. Indem Sie sicherstellen, dass diese „Nachfolger“ die erforderliche Schulung erhalten und bei der Vorbereitung auf ihre künftigen Aufgaben unterstützt werden, erhöhen Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Tech-Stacks.“

Als Beispiel nennt er LINKIT. „Wir sind eine wissensbasierte Organisation. Das bedeutet, dass wir durch Schulungsbudgets, Wissenssitzungen, Webinare, Treffen, Veranstaltungen und mehr in Wissen investieren. Durch die Weitergabe von Wissen erweitern wir das wertvolle Fachwissen und die Karrieremöglichkeiten unserer Mitarbeiter und schaffen eine Basis, die jeglichen Wissensverlust (bei Krankheit, Ruhestand, neuem Job etc.) auffangen kann. Gleichzeitig macht uns diese wissensbasierte Arbeitsweise auch für neue Talente interessant, mit denen wir auf künftige Personalfragen reagieren können.“

Moderner Tech-Stack als Schutz

Neben den „menschlichen Maßnahmen“ trägt auch eine moderne IT-Umgebung dazu bei, die Auswirkungen von Wissensverlusten zu reduzieren. Van Straaten erklärt: „Moderne Tech-Stacks verfügen über eine modulare Architektur, in der verschiedene Komponenten der IT-Umgebung klar definiert sind. Dies erleichtert das Verständnis bestimmter Teile des Stacks und ermöglicht es anderen Mitarbeitern, relativ einfach Änderungen oder Aktualisierungen vorzunehmen. Darüber hinaus sind moderne Tech-Stacks mit automatisierten Prozessen ausgestattet, beispielsweise dem Testen von Updates. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Problemen in der endgültigen Produktionsumgebung minimiert und Sie sind nicht auf individuelles Wissen angewiesen.“

Externe Partner können Unternehmen dabei helfen, ihre IT zu modernisieren, sagt van Straaten. „Eine externe Partei wie LINKIT erhöht die technischen Fähigkeiten der internen Teams. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, hilft ein externer Partner bei der Wissens- und Verantwortungsübertragung. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang und minimiert die Auswirkungen eines Mitarbeiterverlusts. Darüber hinaus bringen externe Organisationen oft neue Perspektiven, Best Practices und Ideen ein, die Innovationen innerhalb des Tech-Stacks anregen und einen Modernisierungsschritt oft zum nächsten Schritt machen.“

Er kommt zu dem Schluss: „Durch die Kombination von Menschen und Technologie minimieren Sie die Auswirkungen von Wissensverlusten. Indem Sie im Vorfeld bestimmte Maßnahmen ergreifen und eine starke technologische Hülle – und damit auch Sicherheit – aufbauen, sind Sie resistent gegen potenzielle (personelle) Veränderungen und Risiken. Dadurch bleibt die Wettbewerbsposition erhalten, die Geschäftskontinuität wird nicht beeinträchtigt und Sie schaffen ein zukunftssicheres Umfeld.“