Automatisierung braucht mehr als schöne Tools – so identifizieren Sie für Ihr Unternehmen die größten Hebel
Prozessautomatisierung hat einen schweren Stand, denn die Erwartungen sind hoch: Unternehmen wollen dadurch Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehlerquellen minimieren und skalierbarer werden. Doch die Realität sieht oft anders aus: Viele Automatisierungsprojekte versanden in der Pilotphase, liefern keine messbaren Ergebnisse oder machen Abläufe noch komplexer. Die zentrale Frage lautet daher: Wie gehen wir am besten vor? Genau darum geht es in diesem Beitrag. Sie erfahren:
- Warum viele Automatisierungsprojekte nicht den gewünschten Effekt bringen
- Wie Sie die richtigen Prozesse mit dem größten Hebel identifizieren
- Wie nachhaltige Automatisierung wirklich gelingt
Legen wir los!
Woran Prozessautomatisierung scheitert
Eines vorweg: Prozessautomatisierung scheitert meist nicht an der Technik. Sondern an einem fehlenden Plan und der falschen Herangehensweise. Schauen wir uns die typische Stolpersteine bei der Automatisierung näher an:
1. Fehlender Überblick über Systeme und Prozesse
Viele Unternehmen wissen nicht genau, wie ihre aktuelle Systemlandschaft aussieht oder welche Prozesse im Alltag tatsächlich durchlaufen werden. Die Folge: Prozesse werden digitalisiert, ohne vorher sauber analysiert zu sein. Das führt zu Schein-Automatisierungen, die bestehende Ineffizienzen einfach nur digital abbilden, statt sie zu verbessern.
2. Aktionismus statt Strategie
Automatisieren was technisch möglich ist. Nicht, was strategisch sinnvoll wäre. Das Ergebnis sind isolierte Einzellösungen ohne nachhaltigen Business-Nutzen.
3. Tool-Overload
Viele Tools erfordern eine saubere Integration. Wenn diese fehlt, bleiben fragmentierte Prozesse, wachsende Komplexität, unklare Zuständigkeiten.
4. Falsche Priorisierung
Die offensichtlichste Schwachstelle wird zuerst automatisiert – nicht der Prozess mit dem größten Hebel für Effizienz oder Kosten.
5. Fachbereiche bleiben außen vor
Wird Automatisierung rein aus der IT heraus geplant, fehlt oft das Verständnis für operative Engpässe und echte Prozesslogik.
6. Fehlende Skalierungsperspektive
Was im Pilotprojekt funktioniert, scheitert später am Rollout: Prozesse sind zu individuell, Schnittstellen fehlen, die Organisation ist nicht vorbereitet.
Nicht gut. Was können Sie dagegen tun? Das sehen wir uns jetzt an.
So geht’s besser: Automatisieren mit Weitblick
Wer mit Prozessautomatisierung echten Impact erzielen will, braucht vor allem eines: Fokus. Diese 3 Schritte helfen dabei:
1. Zielklarheit schaffen
Was soll durch Automatisierung besser werden? Ob Bearbeitungsdauer, Durchlaufzeit, Qualität oder Kundenzufriedenheit – Automatisierung braucht messbare Ziele.
2. Die richtigen Prozesse identifizieren
Nicht alles eignet sich zur Automatisierung. Achten Sie bei der Auswahl auf:
- Volumen: Wie oft wird der Prozess ausgeführt?
- Wiederholbarkeit: Ist der Ablauf standardisierbar?
- Fehleranfälligkeit: Wie viele manuelle Eingriffe braucht es aktuell?
- Medienbrüche: Werden Daten mehrfach übertragen oder manuell gepflegt?
3. IT & Fachbereiche zusammenbringen
Prozesse werden dort verbessert, wo sie gelebt werden. Deshalb braucht es beides: das technische Know-how der IT und das Prozessverständnis der Fachabteilungen.
Warum Low-Code der Umsetzung endlich Schwung gibt
Viele Unternehmen wollen automatisieren und haben sogar schon konkrete Ideen. Doch wenn es an die Umsetzung geht, hapert es oft: zu langwierig, zu komplex, zu teuer. Genau hier kommt Low-Code ins Spiel. Plattformen wie Mendix und OutSystems ermöglichen es, Geschäftsanwendungen viel schneller zu entwickeln, ohne auf Flexibilität oder Sicherheit zu verzichten.
Was das konkret bedeutet:
- Anwendungen lassen sich innerhalb weniger Wochen realisieren, nicht erst nach Monaten.
- Fachabteilungen können aktiv mitwirken, z. B. über Citizen Developer, die direkt im Tool mitgestalten.
- Die IT behält dabei die Kontrolle über Architektur, Sicherheit und Governance.
Statt schwerfälliger IT-Großprojekte entstehen so lösungsorientierte Prototypen, die iterativ verbessert werden – genau dort, wo sie gebraucht werden. Ein weiterer, oft unterschätzter Vorteil von Low-Code: Die Entwickler denken nicht nur technisch, sondern auch fachlich.
Viele Low-Code-Teams agieren heute wie Business Consultants mit technischem Werkzeugkasten. Sie hinterfragen bestehende Prozesse, helfen dabei, Schwachstellen zu erkennen und unterstützen Fachbereiche aktiv bei der Neugestaltung effizienter Abläufe. Gerade in Unternehmen, in denen Prozesswissen verteilt oder lückenhaft ist, bringt dieser Ansatz echten Mehrwert:
- Business und IT arbeiten besser zusammen
- Redundanzen schneller erkennen
- Lösungen sind näher an der Realität gebaut (und werden dadurch schneller angenommen)
Schauen wir uns dazu einen konkreten Fall eines Kunden an:
Wie Acumen mit 4SURE die Schadensregulierung automatisiert
Die Versicherungsbranche hat es in sich: Komplexe Prozesse, hohe Regulierung, große Datenmengen und ein enormer manueller Aufwand bei der Bearbeitung von Schadensfällen. Acumen wollte das ändern. Gemeinsam mit uns entstand 4SURE. 4SURE automatisiert die Risikoprüfung und Schadensregulierung für Versicherer – vollständig entwickelt auf der Low-Code-Plattform Mendix. Der Unterschied zur bisherigen Lösung?
- Manuelle Aufgaben wie Prüfung, Bewertung und Dokumentation werden automatisiert.
- Schadensfälle werden schneller bearbeitet, die Fehlerquote sinkt.
- Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben können jederzeit flexibel umgesetzt werden.
- Neue Kunden lassen sich schnell anbinden – die Plattform ist mandantenfähig und skalierbar.
Paul Veerkamp, Managing Partner bei Acumen, bringt es auf den Punkt:„Wir automatisieren die Routinearbeit, damit unsere Mitarbeitenden sich auf das konzentrieren können, was zählt: die echte Wissensarbeit.“
Auch Bob van Heijster, Mendix Squad Lead bei LINKIT, betont: „Dank Low-Code konnten wir eine performante Anwendung entwickeln, die sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt und jederzeit erweiterbar ist.“
Das Ergebnis:
- Deutlich kürzere Bearbeitungszeiten
- Mehr Transparenz und Kontrolle
- Bessere Kundenerfahrung
- Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
- Zukunftssichere Plattform, die auch auf andere Branchen wie Logistik oder Industrie übertragbar ist
Wir halten fest: Automatisierung gelingt nicht mit schönen Tools allein. Sondern nur, wenn Unternehmen die richtigen Prozesse angehen, die Menschen mitnehmen und auf eine technische Basis setzen, die Veränderung überhaupt erst möglich macht. Klar ist auch: Low-Code ist dabei kein Wundermittel. Aber es kann ein echter Beschleuniger sein.Weil es uns hilft, schneller ins Handeln zu kommen, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Sie wollen wissen, wo sich Automatisierung bei Ihnen wirklich lohnt? Dann sprechen wir miteinander – und finden gemeinsam die Stellen, an denen Sie mit wenig Aufwand viel erreichen können.