Die Anforderungen an IT-Abteilungen und Prozesse steigen kontinuierlich: Schneller, schlanker, skalierbarer – das ist der Anspruch, der heute an interne Abläufe gestellt wird.
Doch die Wahrheit vieler Unternehmen zeigt das genaue Gegenteil: Manuelle Prozesse, Medienbrüche, langsame Reaktionszeiten und hohe Fehlerquoten. Alles Dinge, die in der Folge zu hohen operativen Kosten und geringer Skalierbarkeit führen.
Die gute Nachricht: Automatisierung ist kein Buzzword. Sondern ein klar messbarer Business Case. In diesem Beitrag zeigen wir,
- welche Prozesse besonders hohes Einsparpotenzial bieten
- wie Sie den Business Case konkret berechnen
- und worauf es bei der Umsetzung wirklich ankommt
Viele Unternehmen betrachten Automatisierung noch immer als IT-Projekt. Tatsächlich ist sie jedoch ein unternehmerisches Thema.
Denn jede manuelle Tätigkeit kostet:
- Zeit
- Geld
- und in vielen Fällen Nerven
Hinzu kommen Opportunitätskosten: Solange Ihre Fachkräfte mit repetitiven Aufgaben beschäftigt sind, fehlt ihnen die Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten – und Ihre Organisation verliert an Geschwindigkeit.
Typische Schwachstellen:
- Manuelle Datenerfassung & -weitergabe (z. B. per E-Mail oder Excel)
- Doppelte Pflege von Informationen in mehreren Systemen
- Genehmigungsprozesse ohne Workflow-Unterstützung
- Fehlende Schnittstellen und Medienbrüche
- Kein klarer Prozessstatus für Mitarbeitende und Kunden
3 Gründe, warum Automatisierung wirtschaftlich sinnvoll ist
1. Weniger Aufwand pro Prozess = direkte Kostensenkung
Durch Automatisierung fallen manuelle Arbeitsschritte weg; dadurch werden Prozesse schneller, schlanker und benötigen weniger Ressourcen.
Ein automatisierter Onboarding-Prozess beispielsweise spart Stunden an manueller Koordination bei Neueinstellungen.
2. Weniger Fehler = geringere Folgekosten
Jeder Medienbruch erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Automatisierung schafft durch klare Workflows, Validierungen und Systemintegrationen mehr Verlässlichkeit und reduziert den Korrekturaufwand drastisch.
3. Mehr Transparenz = bessere Steuerung
Digitale Prozesse machen Abläufe messbar. Das ermöglicht nicht nur mehr Kontrolle, sondern liefert auch die Datenbasis, um kontinuierlich zu verbessern.
Und welche Prozesse eignen sich besonders? Denn klar ist auch: Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden. Aber viele bieten enormes Potenzial.
Typische Kandidaten für einen schnellen ROI:
- Angebots- und Auftragsprozesse
- Rechnungsfreigaben & Finanzworkflows
- Reklamations- & Support-Prozesse
- Lager- und Logistikprozesse
- Personal-Onboarding und Mitarbeiterverwaltung
- Genehmigungsprozesse im Einkauf oder Controlling
- Reportings und Datenaggregation
Wichtig: Der wirtschaftliche Nutzen steigt mit der Frequenz und Komplexität des Prozesses.
So berechnen Sie den Business Case für Automatisierung
Viele Unternehmen fragen sich: Lohnt sich das wirklich?
Unsere Antwort: Rechnen Sie es durch!
Ein einfaches Beispiel:
- Ein manueller Prozess dauert aktuell 45 Minuten
- Er wird 1.000 Mal pro Jahr durchgeführt
- Die durchschnittlichen Kosten pro Stunde (inkl. Lohnnebenkosten etc.) liegen bei 60 €
Das ergibt 45.000 € Prozesskosten pro Jahr. Lässt sich dieser Prozess durch Automatisierung auf 10 Minuten senken, bleiben noch 15.000 € – eine jährliche Einsparung von 30.000 €.
Bereits bei wenigen Prozessen können sich so schnell sechsstellige Einsparpotenziale ergeben.
Noch nicht eingerechnet:
- Reduzierte Fehlerkosten
- Entlastung des Teams
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Schnellere Reaktionsfähigkeit
Erfolgsfaktoren für eine wirtschaftlich sinnvolle Automatisierung
- Klarer Fokus auf Business Value
Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch wirtschaftlich sinnvoll. Starten Sie mit Prozessen, die sich wirklich lohnen und messbare Effekte bringen. - Nutzerzentrierte Umsetzung
Ein automatisierter Prozess ist nur dann erfolgreich, wenn ihn alle Beteiligten auch nutzen. Achten Sie auf klare Abläufe, intuitive Oberflächen und saubere Kommunikation. - Flexibilität & Skalierbarkeit mitdenken
Die Anforderungen ändern sich und auch Ihre Lösungen sollten mitwachsen. Low-Code-Plattformen bieten hier ein ideales Fundament für agile, anpassbare Prozessautomatisierung.
Praxisbeispiel: Wie die Wasserbehörde Vechtstromen Prozesse automatisierte und Kosten senkte
Ein gutes Beispiel liefert die niederländische Wasserbehörde Vechtstromen. Viele ihrer internen Prozesse liefen manuell – auf Basis von Excel, E-Mails und persönlichen Abstimmungen. Ziel war es, diese Prozesse effizienter zu gestalten, ohne gleich ein Mammutprojekt zu starten.
LINKITSYSTEMS entwickelte gemeinsam mit Vechtstromen eine individuelle Plattformlösung auf Basis von Low-Code:
- Prozesse wurden gemeinsam neu gedacht und digital abgebildet
- Die Lösung wurde iterativ entwickelt – mit schnellem Go-Live in nur 6 Monaten
- Die Plattform ist mandantenfähig, intuitiv bedienbar und flexibel erweiterbar
Das Ergebnis:
- Deutlich geringerer manueller Aufwand
- Weniger Fehler und klare Zuständigkeiten
- Höhere Transparenz und bessere Datenbasis für Entscheidungen
- Schnellere Umsetzung neuer Funktionen dank modularer Architektur
Hier lesen Sie den vollständigen Case.
Fazit: Automatisierung ist ein betriebswirtschaftlicher Hebel
Ob in Logistik, Verwaltung oder Kundenservice – überall dort, wo Prozesse regelmäßig ablaufen, lohnt sich Automatisierung. Nicht nur technisch, sondern vor allem auch wirtschaftlich. Denn weniger Aufwand bedeutet mehr Zeit für das Wesentliche. Und wer Prozesse heute schlank aufsetzt, ist morgen deutlich handlungsfähiger.
Sie möchten wissen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Potenzial bieten?
Dann lassen Sie uns gerne unverbindlich miteinander sprechen:
