Case auf einen Blick
Das Rote Kreuz unterstützt jedes Jahr zahlreiche Großveranstaltungen, wie zum Beispiel den Nijmegen-Vierdaagse, stieß dabei jedoch auf veraltete Systeme, lose Excel-Dateien und einen zeitaufwendigen Planungsprozess für die Freiwilligen. In Zusammenarbeit mit LINKIT entschied sich die Organisation für eine digitale Transformation mit OutSystems. Das Ergebnis? Zwei benutzerfreundliche Apps, die die Planungszeit um mehr als 75 % verkürzen, die Fehleranfälligkeit reduzieren und eine effizientere und angenehmere Arbeitsweise für Planer und Freiwillige ermöglichen.
Vom Nijmegen-Vierdaagse bis Pinkpop: Das Rote Kreuz unterstützt jedes Jahr Dutzende Großveranstaltungen, bei denen Hunderte Freiwillige benötigt werden. Die Planung und Koordination all dieser Einsätze ist daher ein komplexes Puzzle, insbesondere wenn dies mit getrennten und veralteten Systemen erfolgt. Gemeinsam mit LINKIT entwickelte das Rote Kreuz ein effizientes, benutzerfreundliches und hochskalierbares System, das sowohl eine Freiwilligen-Registrierungs-App als auch ein Event-Management-Tool umfasst. Der neue Ansatz sorgt sowohl für eine schnellere Planung als auch für einen besseren Überblick, vor allem aber für eine angenehmere Arbeitsweise für alle, die an diesen Großveranstaltungen beteiligt sind.
Die Herausforderung: veraltete Systeme und komplexe Prozesse
Hunderte von Rotkreuz-Freiwilligen stehen jedes Jahr bereit, bei großen Veranstaltungen Unterstützung zu leisten. Doch wer gut für andere sorgen will, muss auch gut für die Freiwilligen selbst sorgen. Allein für den Nijmegen-Vierdaagse werden zwischen 700 und 800 Personen benötigt, an verschiedenen Stationen, Tagen und Standorten. Zudem hat jeder dieser Freiwilligen seine eigene Verfügbarkeit und Qualifikationen. Kurz gesagt: ein logistisches Puzzle von erheblichem Ausmaß, das zusätzlich dadurch erschwert wurde, dass es mit mehreren Excel-Dateien und einer veralteten Planungsanwendung erstellt werden musste.
„Was wir hatten, war ein eigenständiges System, aus dem wir jedes Jahr die Daten exportieren mussten. Es musste ‘geleert’ werden, um es anschließend für eine neue Ausgabe der Veranstaltung wieder neu zu befüllen“, erklärt Jan Veldhuis, CoE Lead OutSystems beim Roten Kreuz. „Die Freiwilligen mussten also jedes Jahr erneut alle ihre Daten eingeben und hochladen, obwohl uns ein Teil dieser Informationen bereits in unseren Systemen zur Verfügung stand.“
Das Rote Kreuz entschied sich daher für einen neuen Weg: eine Low-Code-Lösung in OutSystems, entwickelt in Co-Creation mit LINKIT. Jan:
„Wir hatten bereits Erfahrung mit OutSystems, vor allem wegen der Geschwindigkeit und der guten Integrationsmöglichkeiten. Die Zusammenarbeit mit LINKIT entstand aufgrund ihrer Expertise auf diesem Gebiet und ihrer flexiblen Arbeitsweise.“
Der Ansatz: Co-Creation in der Breite
Es folgte eine intensive Entwicklungsphase, in der das Rote Kreuz und LINKIT eng zusammenarbeiteten. „Von Anfang an hatten wir kurze Kommunikationswege“, erzählt Steven Saytes, Projektmanager bei LINKIT. „Wir waren mit etwa zwölf Personen in den täglichen Stand-ups. Ziemlich viel, aber dadurch verstanden alle die Zusammenhänge und die Dringlichkeit des Projekts.
Dank der kurzen Kommunikationswege entwickelte sich der Ansatz schrittweise weiter: Das Team begann klein, mit einem ersten Fokus auf das Anmeldeformular, das Ende Dezember live gehen musste. Dadurch wurde schnell die ständige Spannung zwischen dem, was für den Vierdaagse aktuell erforderlich war, und dem, was die Organisation langfristig benötigen würde, deutlich. Nach Einhaltung der Deadline wurde der Fokus daher leicht verlagert. „Am liebsten hätten wir sofort eine generische Lösung für all diese großen Veranstaltungen entwickelt“, so Lennart Schut, Product Owner bei LINKIT. „Aber die harte Deadline des Vierdaagse zwang uns zu Entscheidungen: zuerst alles für dieses eine Event funktionsfähig machen und danach erweitern.“
Dennoch wurde die Zukunft bereits berücksichtigt. „Jede Veranstaltung hat leicht unterschiedliche ‚Bedürfnisse‘“, erklärt Jan. „Unterschiedliche Freiwilligenrollen, verschiedene Absprachen mit den Organisatoren und so weiter. Indem wir das System nun schrittweise aufbauen, konnten wir gut erkennen, welche Komponenten wir später anpassen und welche wir wiederverwenden können.“
Die Ergebnisse: Planen mit mehr Freude
Die ersten Reaktionen auf die neue Lösung sind vielversprechend und insbesondere hinter den Kulissen verändert sich viel. Nachdem sich Freiwillige über die neue Freiwilligen-Anmelde-App registriert haben, beginnen die Planer mit ihrer Arbeit. Während sie dies zuvor mit separaten Tools, E-Mails und bei großen Veranstaltungen oft mit riesigen Excel-Dateien erledigten, unterstützt die Event-Manager-App nun den gesamten Prozess von der Anmeldung bis zur Planung und von der Kleiderausgabe bis zur Schlafplatzverteilung.
„In der alten Situation überprüften wir manuell, ob Freiwillige für bestimmte Rollen geeignet waren“, erzählt Jan. „Jetzt werden diese Daten automatisch mit unserer Freiwilligendatenbank verknüpft. Das spart enorm viel Zeit und verhindert Fehler.“ Doch noch wichtiger ist, wie viel angenehmer die Arbeit geworden ist. Lennart: „Für mich wurde das deutlich, als eine der Mitarbeiterinnen die neue Planungsfunktion für Schlafplätze sah. Sie wurde ein wenig emotional und sagte:
„Ich würde dich umarmen, wenn kein Laptop dazwischen wäre.“ Das sagt alles darüber aus, was das für die Menschen bedeutet.“
Dank des Einsatzes von Low-Code konnte das Entwicklungsteam unter anderem mit bestehenden Komponenten arbeiten, und Anpassungen ließen sich schnell umsetzen. Zudem wurde die Benutzeroberfläche im Einklang mit anderen Apps des Roten Kreuzes gestaltet, um Wiedererkennbarkeit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Jan: „Meine Faustregel lautet: Wenn man eine Anleitung braucht, haben wir es nicht richtig gebaut. Hier ist es gelungen.“
Die Zukunft: Einsatz und Erweiterung
Der Vierdaagse ist der große Test für die Event-Manager-App und markiert den Beginn der Erweiterung. In der kommenden Zeit wird die Anwendung weiterentwickelt. „Wir möchten diese Lösung für unsere zehn größten Veranstaltungen optimieren“, erzählt Jan. „Deshalb fügen wir bald Konfigurationsmöglichkeiten hinzu, damit das System für jedes Event leicht anpassbar ist.“ Auch in der nächsten Phase werden das Rote Kreuz und LINKIT weiterhin zusammenarbeiten. „Wir haben gesehen, dass diese Form der Co-Creation funktioniert“, sagt Steven. „Wir wissen voneinander, wie wir arbeiten und was wichtig ist, und wir sind dabei transparent miteinander. Dadurch bleiben wir flexibel und können problemlos auf dem aufbauen, was wir jetzt geschaffen haben.“
Die ersten Ergebnisse schaffen Vertrauen für den nächsten Schritt. Mit zwei benutzerfreundlichen Apps und einer skalierbaren Low-Code-Basis in OutSystems ersetzt das System die Kombination aus verschiedenen separaten Tools und Excel-Dateien.
„Die Bearbeitungszeit für Zertifikatsprüfung und Freiwilligenplanung wurde von 3 bis 4 Monaten auf weniger als 4 Wochen reduziert: eine Zeitersparnis von über 75 %. Dank eines zentralen Systems arbeitet das Team schneller, mit weniger Fehlern und mehr Kontrolle über große Veranstaltungen.“
Jan: „Wir sind noch nicht fertig, aber das Fundament steht. Und das Wichtigste: Es hilft unseren Freiwilligen, ihre Arbeit besser und einfacher zu machen.“
Fast Facts Freiwilligenplanung
- Die App wird für die 10 größten Veranstaltungen des Roten Kreuzes verwendet.
- Es gibt mehr als 40 verschiedene Freiwilligenrollen.
- Beim Nijmegen-Vierdaagse sind zwischen 700 und 800 Freiwillige beteiligt.
Über das Rote Kreuz:
Das Rote Kreuz ist weltweit aktiv und leistet Hilfe bei Katastrophen, Krisensituationen und Großveranstaltungen. Von 141 Standorten in den Niederlanden und der Karibik aus koordiniert die Organisation täglich Tausende von Freiwilligen. Dieses Engagement erfordert Flexibilität, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit, insbesondere in Notsituationen oder bei komplexen Veranstaltungen wie dem Nijmegen-Vierdaagse.
Als Teil des internationalen Rotkreuz-Netzwerks arbeitet die Organisation nach sieben humanitären Grundsätzen, darunter Neutralität, Unabhängigkeit und Menschlichkeit. Diese Kernwerte stellen hohe Anforderungen an die Art und Weise, wie Prozesse gestaltet sind: transparent, sicher und für alle zugänglich, unabhängig von Herkunft oder Standort.
Genau hier kommt Technologie ins Spiel. Digitale Lösungen, die skalierbar, intuitiv und zuverlässig sind, helfen dem Roten Kreuz, schneller zu skalieren, effizienter zu planen und den Einsatz von Freiwilligen besser zu koordinieren. Nicht als Selbstzweck, sondern als wesentlicher Bestandteil der Hilfeleistung, dann, wenn jede Sekunde zählt.
